El tiempo ¿amigo o enemigo? Claves para gestionar eficazmente el tiempo

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¡¡Los días tendrían que tener más horas!! o ¡¡¡No tengo tiempo de nada!!!...¿te suena? Seguro que sí. Seguro que alguna vez ha salido de tu boca alguna de estas expresiones o similares.

Entonces, ¿es el tiempo nuestro amigo o nuestro gran enemigo?

Disponer de tiempo para nuestras cosas es casi un lujo y, últimamente para mí, tener tiempo es sinónimo de libertad. Poder elegir que hago con él es algo para mí, muy muy valioso. Lo que me ocurre también es que, a veces, me sorprendo en mi día libre mirando el reloj repetidas veces para ver si voy on time. ¿y que más da si es la hora de comer pero no tienes hambre??

¡Me parezco al conejo de Alicia en el país de las maravillas!!!

Os hablo desde mi experiencia, y después de haber pasado por épocas de mucho estrés, dónde el trabajo me exigía una respuesta superior a mis capacidades, he podido ir aprendiendo y desarrollando  nuevas herramientas que me han ayudado a mejorar mi productividad y gestionar muchísimo mejor mi tiempo.

TIPS PARA GESTIONAR MEJOR TÚ TIEMPO

Antes de hablar de técnicas para la gestión del tiempo, me gustaría decir que lo primero es desarrollar conciencia sobre ¿que hago con mi tiempo? ¿como me organizo el tiempo del que dispongo?

Y esto lo digo porque mi primer gran aprendizaje sobre la gestión del tiempo fue que el tiempo del que disponemos es el que es, y hasta me atrevo a decir, que detrás de nuestras quejas sobre la falta de tiempo, se esconde muchas veces, una falta y/o inapropiada organización del mismo. 

Para que lo puedas comprobar por ti mismo, te animo a que contestes estas sencillas preguntas:

¿estableces prioridades a diario?

¿es fácil encontrar en tu mesa y/o ordenador los documentos con los que tienes que trabajar?

¿dedico mis horas más productivas a las tareas que requieren más energía? y ¿sé cuales son mis horas productivas?

Sí la mayoría de respuestas son sí, ENHORABUENA, parece que conoces los intríngulis de la administración eficaz del tiempo. Si la respuesta es no, ENHORABUENA también, porque este post te va ayudar y vas a mejorar tu gestión de tiempo aplicando una series de pautas sencillas y útiles.

1. PLANIFICA, PLANIFICA Y PLANIFICA

Tanto si lo aplicas a tu vida personal como laboral, éste punto es clave. Personamente me ayuda a ser más productiva, me enfoca hacia los objetivos y me aporta una gran sensación de seguridad.

Vale, ¿y como planifico?

Aquí va como yo lo hago: Normalmente, el domingo o el lunes escribo las cosas que debo hacer esa semana, por ejemplo, pedir hora en el dentista o arreglar la ventana. Luego, con estos objetivos presentes, organizo mi día laboral incorporando estos objetivos semanales.

Al llegar a la oficina, cada día, antes de empezar, anoto en un lista las cosas que tengo que hacer. Para ser doblemente eficaz, las ordenaría por prioridades. Este listado de "to do" es lo que ordena mi día. Me ordena y hace que no pierda el tiempo pensando ¿que es lo que me toca hacer ahora??

Esos primero 15 minutos que inviertes en esto, te aseguro que serán los minutos mejores invertidos.

Si acaba el dia y sigue habiendo cosas en la lista, éstas pasan a la lista de cosas que hacer del día siguiente. Así, sucesivamente.

Todas mis listas las anoto en una libretita, pero después de hacer un estudio de mercado, creo que me voy a hacer con una de estas PLANNER CHAOS.

Si lo que te va es el rollito tecnológico, te dejo una par de apps, ambas gratuitas, que pueden ayudarte a organizarte mejor:

-La primera es TRELLO, un app que te ayude a organizar ideas y tareas, las cuales también puedes compartir con tu equipo de trabajo, por ejemplo.

-La otra es TODOIST más parecida a un agenda, donde puedes apuntarte tareas, eventos y reuniones, con un diseño sencillo y sin distracciones. Esta app sincroniza tu vida en una lista.

2. NO INTERRUMPAS Y NO SERÁS INTERRUMPIDO

Ésta es, para mí, la más difícil con diferencia. Yo interrumpo y no consigo decirles a los demás que no lo hagan conmigo...No sé vosotros pero cuando estás superconcentrado y supermotivado, dándolo todo, y viene alguien a hacerte una pregunta, una consulta, o lo que sea, suelo perder el hilo/inspiración y luego me cuesta mucho tiempo y esfuerzo llegar al nivel de productividad anterior. ¿SOLUCIONES?

Decirlo con franqueza: "Esta tarea requiere mi máxima atención si tenéis algo que comentarme, lo hablamos ahora o cuando acabe, vale?

Buscar sitios con más silencio o traquilidad, si dispones de ellos.

A veces, los auriculares pueden resultas ser útiles también.

3. LA MATRIZ DE EISENHOWER

Parece ser que el presidente Eisenhower decía: "La decisiones más urgentes rara vez son las mas importantes" Eisenhower era considerado un experto en la gestión del tiempo y desarrollo esta matriz que parte de la idea de clasificar las cosas en urgente o importantes y una vez clasificades, te sugiere que hacer según su clasificación.

¿Y cuando aplicamos esta famosa matriz? Pues bien, yo creo que es muy útil para los imprevistos, para todo aquello con lo que no contábamos o para ordenar por prioridades la lista de tareas. Una vez tengas la lista de lo que tienes que hacer, le pasas "el filtro Eisenhower" y listo!

4. DESCANSA

Planifica tus descansos. Sí, no estoy loca, creo que es bueno y necesario descansar a cada poco . A veces, no dejamos llevar por la vorágine del trabajo, por lo que no está de más que te planifiques los descansos. Hay una app que llamada FOKASU que se diseñó como resultado de un estudio que se hizo para medir la productividad de los trabajadores. De este estudio se extrajo que, cada 56 minutos necesitas unos 15 minutos de descanso, así que FOKASU te avisa de cuando tu cerebro deja de rendir al máximo y te pide despejar.

Cuando hablo de descanso, también hablo de descanso fuera de la oficina. Duerme y descansa todo lo que puedas y dedica tu tiempo libre a tareas que te aporten algo y que te hagan feliz.

5. LIBERA TÚ MENTE

Tanto si usas la tecnología o no, y eres como yo y vives enganchado a una libretita, para liberar a tu mente de los miles de pensamientos que revolotean por tu cabeza cada día, te sugiero que apuntes esas cosas que tienes pendiente y que ya te vienen a la mente mientras estas en la ducha a primera hora.  Pueden ser cosas que tienes que hacer en el trabajo o aquellas magnificas ideas, relatos o whatever.....!!!

Este punto, más que ayudarte con el tema de la gestión de tiempo, lo que hará es darle más paz y calma a tu mente, ya que ganaras en traquilidad sabiendo que, lo que sea, que te preocupaba ha pasado de ser un pensamiento a un punto de tu lista de cosas a la que prestar atención.

6. PERMITETE SOÑAR 

El día a día no nos deja soñar ni da lugar a la creatividad. Una mente estresada no es un mente creativa. Os animo a buscar un rincón en la ofi o en tu casa que sea agradable donde podáis pasar tiempo (planifica en tu lista de tarea tu tiempo para crear) y pensar, solo pensar. Confiar en vosotros/as y veréis como de estos ratitos para pensar salen cosas increíbles que también mejorar tus resultados en tu vida laboral y personal. 

Espero que os sirva de ayuda y que me escribáis diciendo si ponéis alguno de los puntos en práctica.

 Patricia